Informationsentwicklung
Informationsentwicklung ist der Kern der Tätigkeiten eines Technischer Redakteurs und ist elementar. Der Prozess der Informationsentwicklung ist mit anderen Prozessen (zum Beispiel der Produktentwicklung und des Produktlebenszyklus) zusammenhängend. Der gesamte Prozess muss im Vorhinein konzipiert werden.
Kommunikation ist der Austausch oder die Übertragung von Informationen und die Dokumentation ist die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung.
Die Kommunikation zwischen Technikern, bei einfachen Produkten und in kleineren Unternehmen, erfolgt durch Zeichnungen, Normen, Datenblätter, Pläne und Diagramme. Jedoch bei komplexen Produkten oder größeren Unternehmen erfolgt die Kommunikation in verschiedenen Bereichen meist mittels Online Dokumentation im Intra, – oder auch im Internet.
Der technische Redakteur muss mit den Technikern und den Anwendern kommunizieren können. In anderen Wortern, er muss zwischen den internen und externen vermitteln. Hierfür ist es notwendig die technische Sprache in eine Anwendersprache umzuwandeln. Hierbei ist zu beachten, dass er für verschiedene Anwender (z. B. Bediener, Wartungsmitarbeiter und Instandhalter) formuliert.
Das Ziel der Gebrauchsanleitung ist sichere und richtige Handhabung und Pflege (Servicemöglichkeiten schnell finden, Zufriedenheit mit dem Produkt, Verwendung eines rechtsicheren Produktes usw.)
Der Technischer Redakteur holt Informationen ei, arbeitet mit weiteren Fachkräften (Übersetzer, Grafiker usw.) nach den gesetzlichen Vorgaben, Richtlinien, Normen, länderspezifischen Vorgaben und Unternehmensvorgaben.
Interne Dokumentation sind Unterlagen, Daten oder Aufzeichnungen aller Art innerhalb des Unternehmens für die Mitarbeiter und für die Kommunikation untereinander. (Prospekte, Produktbilder, Datenblätter, Lastenheft, Pflichtenheft, Risikobewertungen, Programmablaufplan, Montageplan, Aufstellplan, Transportplan usw.) Alle Dokumente werden ermittelt und ein Konzept erstellt, welche Dokumente aus dem Unternehmen nach außen gehen können.
Externe Dokumentation sind Unterlagen in Papierform oder elektronisch für die Verwendung oder Betreuung des Produktes durch außerbetriebliche Anwender.
Was ist Technische Kommunikation?
Grundstruktur der Tätigkeiten
Es muss immer ein Dokumentationskonzept erstellt werden. Ein Dokumentationsprozessgestaltung enthält vier wichtige Stationen: Informationsbeschaffung (Unterlagen, Gesetze, Richtlinien, Normen und sonstige Informationen), Informationsbewertung, Informationsverarbeitung (Informationsstruktur, Text und Bildbearbeitung und Sprachversionen) und Informationspräsentation.
Die Regelsetzer, Gesetzgeber, EU, Normung und Institute geben Grundsätze vor, die erfüllt werden müssen. Es werden vielfach durch Normen oder durch Fachinformationen Lösungsmöglichkeiten vorgegeben. Auch die Kunden legen Forderungen in ihren Aufträgen fest. Die genannten Faktoren müssen alle bewertet werden und der Umfang und Inhalt muss festgelegt werden.
Die Kernkompetenz des technischen Redakteurs ist das Erstellen von technischen Produktdokumentationen, insbesondere Gebrauchsanleitung. Seine Verantwortung (Aufgabe oder Stellung) im Unternehmen kann sehr unterschiedlich sein. Er kann angefangen vom Sachbearbeiter bis zum Manager verschiedene Stellen innerhalb der Technischen Dokumentation besetzen. Er muss mit den verschiedensten Bereichen Zusammenarbeiten.
Die Dokumentation ist ein übergreifender Bereich im Unternehmen. Informationen kommen aus allen Produktentstehungsprozessen. Beginnend mit dem Lastenheft bis hin zur Abnahmedaten. Der komplette Produktlebenszyklus muss in der Dokumentation beachtet werden.
Dokumentationsprozess
Anforderungen (Informationen einholen und festlegen von notwendigen Dokumenten die erstellt werden müssen)
Dokumentationskonzept erstellen
Recherche / Zusammenstellen der Unterlagen und Informationen
Manuskript und Bilder
Freigabe und Zulassung
Übersetzung
Produktion
Verteilung
Änderungsdienst und Archivierung
Dokumentationsanforderung
Geräte- und/oder Produktart
CE Konformität
Sicherheitsprüfungen (TÜV usw.)
Zulassung (Auto, Flugzeug usw.)
Markt- und Kundenforderungen, Verträge
Standardgerät/Modulgerät/Sondergerät
Zur Verfügung stehende Unterlagen und Daten
Arten der Dokumentation
Qualität der Dokumentation
Medien der Dokumentation
Zielgruppe
Sprachen
Umfang, Anzahl
Terminvorgaben
Kostenrahmen
Dokumentationstätigkeiten
Anforderungen bewerten
Bewerten der Sicherheitsvorgaben(Risikoanalyse,Sicherheitsbewertung)
Recherche Ergebnisse
Fremdkomponenten
Produktstruktur – Dokumentationsstruktur erstellen
Anwenderbereiche und Dokumentationsstruktur
Bewerten der Unterlagen und strukturieren
Vorschläge der Dokumentationsstruktur, Aufbau, Inhalt und Qualität
Beteiligte Bereiche im Unternehmen und extern
Einholen von Angeboten (Übersetzung, Druck, IT-Tools)
Kostenrechnung
Terminfeinplanung
Unternehmensinterne IT-Verbindungen Auffallende Dokumente PPS/ERP (Stücklistendaten, Stammdaten, Lieferantendaten, Bestelldaten usw.), CAD (Zeichnungen, Pläne usw.), E-CAD (Stromlaufpläne, Gerätelisten, techn. Elektrische Werte usw.), Funktionsbeschreibung, Dokumentenverwaltungssystem (Zeichnungen, Normen, Lieferantenzeichnungen usw.).
Dokumentationskonzept – Für die rationale Erstellung gilt das Prinzip „3S + M“: Standardisierung, Strukturierung, Systematisierung und Modularisierung.
